3. Приём, регистрация и учёт обращений

3.1. Все поступившие обращения подлежат обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления в СРО «Содействие».

3.2. В целях учёта поступивших обращений ведётся и заполняется Журнал учёта обращений поступивших в СРО «Содействие»1 (Приложение № 1).

3.3. При поступлении письменного обращения в СРО «Содействие» ему присваивается очередной порядковый номер в журнале и делается отметка о дате поступления.

3.4. При поступлении дубликата обращения или повторного обращения, такому обращению присваивается очередной порядковый номер в журнале, а через дробь указывается номер наблюдательного дела, к которому присоединяется такое обращение.

3.5. После регистрации обращение оформляется в досье (приложение № 2).

На обложке наблюдательного дела указывается порядковый номер обращения, номер наблюдательного дела, к которому присоединяется обращение, дата поступления обращения, наименование члена СРО «Содействие», действия которого обжалуются, либо пайщиком или клиентом которого является заявитель (с указанием его номера в реестре членов СРО «Содействие»), реквизиты проверки2, а также фамилия и инициалы заявителя.

3.6. Оформленное досье передаётся директору СРО «Содействие» для резолюции.

3.7. Согласно резолюции Директора СРО «Содействие» досье с обращением передаётся для рассмотрения исполнителю.

3.8. При рассмотрения обращения все полученные в ходе проверки материалы и документы подшиваются в хронологическом порядке в досье.

В случае, если к обращению приложены подлинники документов, указанные документы в обязательном порядке возвращаются заявителю совместно с направлением ему ответа на поданное обращение, при этом в досье прикладываются их копии.

3.9. После окончания производства проверки по обращению копия ответа заявителю и всем заинтересованным лицам подшивается в досье, после чего последнее передаётся в архив для дальнейшего хранения.

3.9.1. Срок хранения обращений составляет 3 года либо до минования надобности.

3.10. При архивном хранении наблюдательные дела хранятся в коробках и группируются в хронологическом порядке по членам СРО «Содействие», действия которых обжалуются, либо клиентом или пайщиком которого является заявитель.

3.11. Для удобства обозначения проверок, проводимых по обращениям граждан, в СРО «Содействие» применяется сокращение «ВПР» - внеплановая проверка, которое используется для обозначения:

  • обращения на обложке наблюдательного дела,
  • порядкового номера в реквизите Приказа о проведения внеплановой проверки,

номера в наименовании предписания об устранении нарушений (например, № 11-ВПР).

 

1 Далее по тексту – Журнал.

2 Согласно п. 3.11 Регламента.